PuntUit! De Externe
Vertrouwenspersoon

We sturen u een offerte die digitaal getekend kan worden. Direct nadat de offerte getekend is kunnen de medewerkers gebruik maken van onze diensten.

We sturen dan direct twee ‘welkomstmails’. Eén mail die we sturen is een ‘welkomstmail’ die jullie kunnen doorsturen aan jullie medewerkers. Dit is een korte mail met daarin een filmpje waarin we vertellen dat jullie organisatie gewenste omgangsvormen en een sociaal veilige werkplek belangrijk vinden en waarin we uitleggen:

• Wie we zijn
• Wat we doen
• Wat mensen van ons kunnen verwachten
• Hoe ze ons kunnen bereiken

De tweede mail is een mail waarin we afstemmen over een aantal praktische zaken op organisatie niveau.

• Is er een gedragsregeling?
• Is er een meldcode?
• Is er een interne vertrouwenspersoon?
• Naar wie kunnen we doorverwijzen als we een melding krijgen die niet te maken heeft met ongewenste omgangsvormen?

Kortom allerlei zaken waar onze vertrouwenspersoon zich bij een melding bewust van moet zijn en waarop wij eventueel aansluiting op moeten vinden.

Ja! Veel van onze opdrachtgevers hebben ook een interne vertrouwenspersoon. Er zijn vier belangrijke voordelen:

• Met zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon kan de melder kiezen wat deze het prettigst vindt. Een wat bekender iemand uit de eigen organisatie of een vertrouwenspersoon wat meer op afstand.
• De interne vertrouwenspersoon kan naar ons doorverwijzen als deze het gevoel heeft betrokken te zijn of zich betrokken te voelen.
• Ook zijn wij dan beschikbaar voor de interne vertrouwenspersoon om ruggenspraak te hebben. Vaak is het voor interne vertrouwenspersoon prettig om iemand te hebben met wie ze over een melding van gedachten kunnen wisselen.
• Belangrijke taak van de VP is ook voorlichting & advies en bewustwording & preventie. Dit is voor de interne vertrouwenspersoon vaak lastig naast alle andere taken en verantwoordelijkheden van de reguliere werkzaamheden. Wij nemen dit voor de interne VP uit handen.

Wij zijn met z’n tienen waarvan vier interne vertrouwenspersonen. Naast deze
vertrouwenspersonen werken we met een vast netwerk van vertrouwenspersonen met wie we op ZZP basis samenwerken om zo een landelijke dekking te hebben. Al onze vertrouwenspersonen zijn LVV gecertificeerde register vertrouwenspersonen.

We hebben een abonnement waarmee we in heel Nederland ruimte beschikbaar hebben die we kunnen reserveren als spreekruimte. We kunnen dus altijd relatief in de buurt van onze opdrachtgevers/melders een afspraak plannen.

De afspraken voor het gratis spreekuur zijn altijd online of telefonisch omdat we altijd op zeer korte termijn beschikbaar willen zijn voor een afspraak. Over het algemeen kan je de eerstvolgende werkdag al terecht als je een afspraak wil maken.

Bij een vervolgafspraak is de keuze voor een afspraak in persoon of online helemaal aan de voorkeur van de melder.

We proberen in taal en cultuur zo goed mogelijk aan te sluiten bij de wensen van de melder. Omdat er met zaken als talen, culturen en man of vrouw heel veel variabelen zijn kunnen we dit niet altijd bieden. De keuze tussen Nederlands of Engels en man of vrouw is er wel altijd. We zijn wel constant bezig de diversiteit van onze vertrouwenspersonen zo veel mogelijk uit te bereiden.

Omdat we altijd de keuzemogelijkheid bieden tussen een gesprek met een man of met een vrouw en in het Nederlands of in het Engels kunnen we geen vaste vertrouwenspersoon bieden. We vinden hierbij het belangrijker dat een melder zich bij een gesprek maximaal op zijn of haar gemak voelt belangrijker dan een vaste persoon.

In praktijk zal een melding overigens wel bijna altijd door dezelfde vertrouwenspersoon worden ingevuld.

Veel meldingen worden opgelost door deze bespreekbaar te maken binnen de organisatie. Daarmee is de melding dus ook bekend bij de organisatie. Mocht een melder naar aanleiding van een gesprek het er verder bij willen laten dan is dat het goed recht van de melder en wordt de organisatie niet nader geïnformeerd omdat de vertrouwelijkheid voor gaat.

Als er sprake lijkt van structurele misstanden waarover de organisatie moet worden geïnformeerd om bijvoorbeeld anderen hiertegen te kunnen beschermen dan kan de vertrouwenspersoon melding maken namens de melder.

Het online spreekuur is er onder meer omdat we snel beschikbaar willen bij een hulpvraag. Over het algemeen kan men de eerstvolgende werkdag al bij ons terecht maar soms is het de dag daarna.

We zijn bereikbaar op werkdagen van 9:00 tot 21:00 uur. We zijn bereikbaar via telefoon, mail, WhatsApp en door het maken van een afspraak bij het online spreekuur. De afspraak voor het online spreekuur kan online direct worden ingepland in de agenda van één van onze vertrouwenspersonen en kan dus uiteraard 24/7.

Nee, dat doen we niet. We richten ons uitsluitend op het leveren van vertrouwenspersonen. We willen, wanneer we bijvoorbeeld een advies geven om een probleem op te lossen middels mediation, niet de schijn wekken dat dit wellicht mede ingegeven is door eigenbelang. Wanneer er behoefte aan een mediator kunnen we uiteraard wel iemand aanbevelen.