Voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers wordt het op korte termijn verplicht om een vertrouwenspersoon beschikbaar te hebben. Naar verwachting zal de Eerste Kamer deze wet begin 2024 aannemen. Maar verplicht of niet we raden ondernemers altijd aan een vertrouwenspersoon beschikbaar te hebben omdat ook binnen uw organisatie kunnen medewerkers te maken krijgen met ongewenst gedrag. Naast dat het verstandig is om als onderneming een protocol te hebben bij zo’n situatie, is het voor uw medewerkers vooral prettig om te praten over hun problemen met een onafhankelijk en vertrouwelijk persoon. We nemen u mee in de rol van een vertrouwenspersoon, voor zowel de werkgever als de werknemers.
Definition of confidant
Een vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol in het beleid ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie. Ongewenst gedrag is er natuurlijk in verschillende gradaties en in sommige gevallen grensoverschrijdend. Met een vertrouwenspersoon kan een medewerker vertrouwelijke zaken bespreken. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en kijkt naar oplossingsmogelijkheden. Het gaat voornamelijk om de eerste opvang, waarna tussen de medewerker en de vertrouwenspersoon overlegd wordt wat de vervolgstappen zullen zijn.
Er hoeft niet altijd iets concreets gedaan te worden met de melding. De medewerker in kwestie kan bijvoorbeeld ook enkel zijn/haar hart willen luchten. Er kan een melding gemaakt worden in het meldingsregister, of er kunnen externe professionals worden ingeschakeld (denk aan mediator of coach). Als het probleem zelf op te lossen is, begeleidt de vertrouwenspersoon hier ook bij. De oplossing is volledig afhankelijk van wat de melder wil, tenzij het gaat om strafbare feiten. Dan moet de vertrouwenspersoon melding maken bij politie of justitie. De rol van een vertrouwenspersoon is voornamelijk het begeleiden van medewerkers met hun melding. De melder houdt zelf de regie in handen en de vertrouwenspersoon weegt samen met de melder de opties af.
Undesirable Behaviour and Not Acting with Integrity
Within the role of a confidential advisor, a distinction is made between two forms of undesirable behaviour: undesirable behaviour and non-integrity. OO is about (sexual) harassment, bullying, aggression and violence and discrimination. NIH are issues such as Integrity violations (abuse of power, corruption, theft) and social wrongdoing (environmental degradation)
Research by NEA (Dutch Enquête Arbeidsomstandigheden) from 2016 shows that around 1.1 million workers are victims of undesirable behaviour in the workplace. Over 11% of those cases reported harassment and over 8% reported bullying at work. No matter how big or small your business is, there is always a chance that your employees will face undesirable behaviour. This behaviour is often difficult for employers to detect and intercept. The confidential advisor fulfils this role and is there for your employees when they need it.
Consequences of undesirable behaviour
De gevolgen van ongewenst gedrag op het werk moet niet worden onderschat. De slachtoffers kunnen zeer ongelukkig worden, en als gevolg daarvan minder productief. Op een afdeling waar de werksfeer wordt verstoord, kunnen alle collega’s de gevolgen hiervan ondervinden en kan de volledige productiviteit teruglopen. In het ergste geval kunnen werknemers zelfs een andere baan gaan zoeken. Naast dat het voor de slachtoffers veel narigheid met zich meebrengt, heeft het voor uw onderneming ook gevolgen. Uw medewerkers kunnen zich bijvoorbeeld (langdurig) ziekmelden, waardoor het verzuim omhooggaat. Uit onderzoek van Arbobalans uit 2020 blijkt dat werk gerelateerde psychische klachten voor 64% van de 6 miljard aan verzuimkosten zorgen.
The role of a confidant: welcoming and guiding employee
We just briefly described one of the most important tasks of a confidential counsellor. The confidant welcomes the employee and serves as the first point of contact. They listen to the employee's story, after which they look together for a solution and possible next steps. An interview with the confidential advisor need never be requested via the employer or manager. The threshold for an interview is therefore low. It is a confidential conversation in which an employee can speak to an independent person. The aim of the conversation is to end the undesirable behaviour. If the employee wishes, the confidential counsellor will refer him/her to professional counsellors and advisers.
Role of a trustee: Educate and inform organisation
Wanneer u een (externe) vertrouwenspersoon heeft aangesteld, is het van belang dat uw medewerkers de vertrouwenspersoon goed weten te vinden. Het is aan de werkgever om medewerkers op de hoogte te brengen van het feit dat er een vertrouwenspersoon beschikbaar is. Hieruit moet blijken dat het gesprek met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk is en dat de melding anoniem kan blijven. Daarnaast moet het management goed op de hoogte zijn van wat de rol van vertrouwenspersoon is. Dit om misverstanden te voorkomen.
The role of a trustee: Advising the board and/or management
A confidential advisor receives signals from employees about undesirable behaviour within an organisation. It is essential that the organisation is also aware of these signals. It is therefore up to the confidential counsellor to keep a close eye on which reports are received per organisation. This also includes spotting trends. The confidential counsellor then feeds these findings back to the management or board of the organisation. The confidential counsellor does this by means of an annual report. This gives the organisation insight into the nature and extent of the undesirable behaviour. Of course without breaching the confidentiality of the reporters.
Who do you choose?
Nu duidelijk is wat een vertrouwenspersoon precies doet, is het aan de werkgever om de keuze af te wegen. Gaat je een vertrouwenspersoon aannemen? Wordt dat dan een interne- of externe vertrouwenspersoon? In dit artikel (doorlinken naar artikel interne/externe vp) zetten wij alle voor- en nadelen voor je op een rijtje.
Get in touch
Wij hebben een abonnement ontworpen voor mkb-bedrijven. Dit zorgt ervoor dat je organisatie voldoet aan de nieuwe wetgeving en dat je altijd een externe vertrouwenspersoon tot je beschikking hebt. Meer weten? Wij helpen je graag.
Leave your details
for more information.
English 
Dutch 
French 
German 
Spanish