Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?

Voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers wordt het op korte termijn verplicht om een vertrouwenspersoon beschikbaar te hebben. Naar verwachting zal de Eerste Kamer deze wet begin 2024 aannemen. Maar verplicht of niet we raden ondernemers altijd aan een vertrouwenspersoon beschikbaar te hebben omdat ook binnen uw organisatie kunnen medewerkers te maken krijgen met ongewenst gedrag. Naast dat het verstandig is om als onderneming een protocol te hebben bij zo’n situatie, is het voor uw medewerkers vooral prettig om te praten over hun problemen met een onafhankelijk en vertrouwelijk persoon. We nemen u mee in de rol van een vertrouwenspersoon, voor zowel de werkgever als de werknemers.

Definitie vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol in het beleid ongewenste omgangsvormen binnen een organisatie. Ongewenst gedrag is er natuurlijk in verschillende gradaties en in sommige gevallen grensoverschrijdend. Met een vertrouwenspersoon kan een medewerker vertrouwelijke zaken bespreken. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en kijkt naar oplossingsmogelijkheden. Het gaat voornamelijk om de eerste opvang, waarna tussen de medewerker en de vertrouwenspersoon overlegd wordt wat de vervolgstappen zullen zijn.

Er hoeft niet altijd iets concreets gedaan te worden met de melding. De medewerker in kwestie kan bijvoorbeeld ook enkel zijn/haar hart willen luchten. Er kan een melding gemaakt worden in het meldingsregister, of er kunnen externe professionals worden ingeschakeld (denk aan mediator of coach). Als het probleem zelf op te lossen is, begeleidt de vertrouwenspersoon hier ook bij. De oplossing is volledig afhankelijk van wat de melder wil, tenzij het gaat om strafbare feiten. Dan moet de vertrouwenspersoon melding maken bij politie of justitie. De rol van een vertrouwenspersoon is voornamelijk het begeleiden van medewerkers met hun melding. De melder houdt zelf de regie in handen en de vertrouwenspersoon weegt samen met de melder de opties af.

Ongewenste Omgangsvormen en Niet integer handelen

Binnen de rol van een vertrouwenspersoon wordt onderscheid gemaakt tussen twee vormen van ongewenst gedrag: ongewenste omgangsvormen en niet integer handelen. OO gaat over (seksuele) intimidatie, pesten, agressie en geweld en discriminatie. NIH zijn zaken als Integriteitsschendingen (machtsmisbruik, corruptie, diefstal) en maatschappelijke misstanden (aantasting van het milieu)

Uit onderzoek van NEA (Nederlandse Enquête Arbeidsomstandigheden) uit 2016 blijkt dat ongeveer 1,1 miljoen werknemers slachtoffer worden van ongewenst gedrag op de werkvloer. Ruim 11% van die gevallen maakten melding van intimidatie en ruim 8% maakten melding van pesten op het werk. Hoe groot of klein uw onderneming ook is, er is altijd een kans aanwezig dat uw werknemers te maken krijgen met ongewenst gedrag. Dit gedrag is voor de werkgever vaak lastig te ontdekken en onderscheppen. De vertrouwenspersoon vervult deze rol en is er voor uw medewerkers wanneer zij dat nodig hebben.

Gevolgen ongewenst gedrag

De gevolgen van ongewenst gedrag op het werk moet niet worden onderschat. De slachtoffers kunnen zeer ongelukkig worden, en als gevolg daarvan minder productief. Op een afdeling waar de werksfeer wordt verstoord, kunnen alle collega’s de gevolgen hiervan ondervinden en kan de volledige productiviteit teruglopen. In het ergste geval kunnen werknemers zelfs een andere baan gaan zoeken. Naast dat het voor de slachtoffers veel narigheid met zich meebrengt, heeft het voor uw onderneming ook gevolgen. Uw medewerkers kunnen zich bijvoorbeeld (langdurig) ziekmelden, waardoor het verzuim omhooggaat. Uit onderzoek van Arbobalans uit 2020 blijkt dat werk gerelateerde psychische klachten voor 64% van de 6 miljard aan verzuimkosten zorgen.

De rol van een vertrouwenspersoon: opvangen en begeleiden medewerker

Een van de belangrijkste taken van een vertrouwenspersoon beschreven we net al even. De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op en dient als het eerste aanspreekpunt. Er wordt geluisterd naar het verhaal van de medewerker, waarna er samen wordt gekeken naar een oplossing en eventuele vervolgstappen. Een gesprek met de vertrouwenspersoon hoeft nooit aangevraagd te worden via de werkgever of de leidinggevende. De drempel voor een gesprek is hierdoor laag. Het is een vertrouwelijk gesprek, waarin een medewerker zijn/haar hart kan luchten met een onafhankelijk persoon. Het doel van het gesprek is de beëindiging van het ongewenste gedrag. Wanneer de medewerker dat wenst, wijst de vertrouwenspersoon door naar professionele hulpverleners en adviseurs.

De rol van een vertrouwenspersoon: Voorlichten en informeren organisatie

Wanneer u een (externe) vertrouwenspersoon heeft aangesteld, is het van belang dat uw medewerkers de vertrouwenspersoon goed weten te vinden. Het is aan de werkgever om medewerkers op de hoogte te brengen van het feit dat er een vertrouwenspersoon beschikbaar is. Hieruit moet blijken dat het gesprek met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk is en dat de melding anoniem kan blijven. Daarnaast moet het management goed op de hoogte zijn van wat de rol van vertrouwenspersoon is. Dit om misverstanden te voorkomen.

De rol van een vertrouwenspersoon: Adviseren van het bestuur en/of management

Een vertrouwenspersoon krijgt signalen van medewerkers over ongewenst gedrag binnen een organisatie. Het is essentieel dat de organisatie ook op de hoogte is van deze signalen. Het is dan ook aan de vertrouwenspersoon om goed in de gaten te houden welke meldingen binnen komen per organisatie. Ook het signaleren van trends horen hierbij. Vervolgens koppelt de vertrouwenspersoon deze bevindingen weer terug aan het management of bestuur van de organisatie. Dit doet de vertrouwenspersoon door middel van een jaarverslag. Hierin krijgt de organisatie inzicht in de aard en omvang van het ongewenste gedrag. Natuurlijk zonder de vertrouwelijkheid van de melders te schenden.

Wie kies je?

Nu duidelijk is wat een vertrouwenspersoon precies doet, is het aan de werkgever om de keuze af te wegen. Gaat je een vertrouwenspersoon aannemen? Wordt dat dan een interne- of externe vertrouwenspersoon? In dit artikel (doorlinken naar artikel interne/externe vp) zetten wij alle voor- en nadelen voor je op een rijtje.

Neem contact op

Wij hebben een abonnement ontworpen voor mkb-bedrijven. Dit zorgt ervoor dat je organisatie voldoet aan de nieuwe wetgeving en dat je altijd een externe vertrouwenspersoon tot je beschikking hebt. Meer weten? Wij helpen je graag.

Laat je gegevens achter

voor meer informatie.